Fra purring til inkasso: rutiner som virker

Når kunder ikke betaler, kan oppfølgingen fort bli tilfeldig. Med tydelige rutiner for purring og inkasso blir det enklere å følge opp ubetalte fakturaer.

Her får dere en praktisk oversikt over hvordan mange bedrifter organiserer oppfølgingen av utestående fakturaer, samt eksempler på hvordan dere kan formulere purringer og inkassovarsel.

Derfor trenger dere faste rutiner

Forsinkede betalinger kan påvirke både likviditeten og tidsbruken i bedriften. Med faste rutiner for oppfølging av ubetalte fakturaer blir det enklere å håndtere sakene på en profesjonell måte.

Tydelige rutiner gir bedre kontroll på utestående krav, reduserer tiden dere bruker på manuell oppfølging og sikrer at alle kunder behandles likt. Samtidig blir det enklere å avgjøre når dere bør sende en sak til inkasso.

Oppfølging av ubetalte fakturaer – steg for steg

Det finnes flere måter å organisere betalingsoppfølging på. Mange bedrifter følger likevel en enkel, trinnvis prosess.

En typisk oppfølging kan se slik ut:

  1. Send faktura med tydelig betalingsfrist.
  2. Følg opp kravet når betalingsfristen har passert. Mange velger å sende en vennlig purring for å minne kunden om betalingen, men dette er frivillig.
  3. Send inkassovarsel dersom kravet fortsatt ikke er betalt. Inkassovarselet må være skriftlig og gi en betalingsfrist på minst 14 dager. Det letteste er å la et inkassoselskap som Kreditorforeningen gjøre det for dere.
  4. Hvis kunden fortsatt ikke betaler innen fristen i inkassovarselet, sendes saken til inkasso. Samarbeider dere med et inkassoselskap, overfører dere saken til dem for videre oppfølging.
  5. Inkassoselskapet sender en lovpålagt betalingsoppfordring til kunden. Denne skal inneholde varsel om at saken vil bli sendt til rettslig inndrivelse. Hvis kravet fortsatt ikke blir betalt, kan saken sendes til namsmannen.

Finn mer informasjon om purring og inkasso på altinn.no.

Egeninkasso – når lønner det seg?

Når bør dere sende saken til inkasso?

Hvis kunden fortsatt ikke betaler innen fristen i inkassovarselet, bør dere sende saken til inkasso.

Mange bedrifter velger å overføre oppfølgingen til et inkassoselskap som Kreditorforeningen på dette tidspunktet. Vi har systemer, rutiner og bevilling for å drive inn ubetalte krav på vegne av andre.

Les mer om å sende utestående til inkasso.

Eksempel på purring

Det finnes ingen lovbestemte formkrav til hvordan en purring, også kalt betalingspåminnelse, skal utformes. Det viktigste er at den er tydelig og saklig.

En purring bør likevel inneholde:

  • hvilken faktura kravet gjelder (for eksempel fakturanummer)
  • hva kravet gjelder
  • hvilket beløp som skal betales
  • hvilken betalingsfrist som gjelder
  • om det er lagt til purregebyr eller renter

Eksempeltekst:

Betalingspåminnelse
Vi viser til faktura nr. [NUMMER] med forfallsdato [DATO]
Vi kan ikke se at vi har mottatt betalingen. Vi ber om at du betaler innen 14 dager.
Hovedkrav: kr XXXX
Forsinkelsesrente til dags dato: kr XX
[EVENTUELT] Purregebyr: kr XX
Totalt til betaling: kr XXXX
Hvis du har betalt i løpet av de siste dagene, kan du se bort fra denne meldingen.
Har du spørsmål til fakturaen, er du velkommen til å ta kontakt med oss.
[Betalingsinformasjon inkludert betalingsfrist, beløp, kontonummer, kidnummer ol.]

Eksempel på inkassovarsel

Hvis betalingen fortsatt uteblir, er neste steg å sende inkassovarsel.

Inkassovarselet må:

  • være skriftlig
  • være tydelig merket «inkassovarsel» eller «varsel om inkasso»
  • opplyse om hvilken faktura og hvilket krav det gjelder
  • opplyse om hvilket beløp som skal betales
  • gi en betalingsfrist på minst 14 dager
  • tydelig opplyse om at saken kan bli sendt til inkasso dersom kravet ikke betales

I tillegg bør kravet være lett å forstå. Spesifiser derfor hovedkrav og eventuelle tillegg, istedenfor å samle alt i én sum.

Eksempeltekst for privatkunder:

Inkassovarsel
Vi har fått i oppdrag å kreve inn ubetalt faktura nr. [NUMMER] med forfallsdato [DATO].
Hovedkrav: kr XXXX
Forsinkelsesrente til dags dato: kr XX
[EVENTUELT] Purregebyr: kr XX
[ELLER] Gebyr for inkassovarsel [ELLER] standardkompensasjon: kr XX
Totalt til betaling: kr XXXX
Du må betale senest 14 dager fra dette varselet ble sendt. Hvis du ikke betaler kravet innen denne betalingsfristen, vil kravet bli sendt til inkasso uten ytterligere varsel. Da kan det påløpe ytterligere omkostninger.
Inkasso kan i siste instans føre til at saken sendes til forliksrådet eller namsmyndighetene for tvangsinnkreving. Hvis kravet fortsatt ikke blir betalt, kan du i noen tilfeller få en betalingsanmerkning.
Har du spørsmål til kravet eller mener at det er feil, ber vi deg ta kontakt med oss innen betalingsfristen.
[Betalingsinformasjon inkludert betalingsfrist, beløp, kontonummer, kidnummer ol.]

Eksempeltekst for næringskunder:

Inkassovarsel
Vi har fått i oppdrag å kreve inn ubetalt faktura nr. [NUMMER] med forfallsdato [DATO]. Du kan fortsatt unngå en inkassosak ved å betale kravet senest innen [DATO].
Hovedkrav: kr XXXX
Forsinkelsesrente til dags dato: kr XX
[EVENTUELT] Purregebyr: kr XX
[ELLER] Gebyr for inkassovarsel [ELLER] standardkompensasjon: kr XX
Totalt til betaling: kr XXXX
Hvis beløpet ikke blir betalt innen betalingsfristen, vil kravet bli sendt til inkasso uten ytterligere varsel. Da kan det påløpe ytterligere omkostninger.
Inkasso kan i siste instans føre til at saken sendes til forliksrådet eller namsmyndighetene for tvangsinnkreving. Hvis kravet fortsatt ikke blir betalt, kan du i noen tilfeller få en betalingsanmerkning.
Kravet er ilagt forsinkelsesgebyr iht. Forsinkelsesrentelovens § 3 a.
Har du spørsmål til kravet eller mener at det er feil, ber vi deg ta kontakt med oss innen betalingsfristen.
[Betalingsinformasjon inkludert betalingsfrist, beløp, kontonummer, kidnummer ol.]