Sende utestående til inkasso

Når kan dere sende en faktura til inkasso?

Jo lenger et krav står ubetalt, desto større er risikoen for tap – og desto mer tid går med til oppfølging. Men før dere kan sende kravet til inkasso, må noen vilkår være oppfylt:

• Fakturaen må ha forfalt til betaling.
• Det må være sendt et inkassovarsel.
• Fristen i inkassovarselet må ha løpt ut.

Inkassovarselet må ha overskriften «Inkassovarsel». Det må gi kunden minst 14 dagers betalingsfrist. Dere må også opplyse om at saken kan bli sendt til inkasso hvis kravet ikke betales.

Dere kan sende inkassovarsel selv, eller la et inkassoselskap gjøre det for dere. Mange bedrifter velger å håndtere purringer selv, og lar deretter et inkassoselskap – som Kreditorforeningen – ta over oppfølgingen hvis betalingen fortsatt uteblir.

Merk at det ikke er et krav å sende purring før dere sender inkassovarsel. Les mer om purring på altinn.no.

Slik sender dere til inkasso

Når fristen i inkassovarselet er utløpt og kunden fortsatt ikke har betalt, kan dere sende saken videre. Slik gjør dere det:

1. Sørg for at varslingen er riktig

Kontroller at fakturaen er korrekt og at betalingsfristen i inkassovarselet har løpt ut.

Hvis kunden motsetter seg kravet, må dere først avklare tvisten. Et omtvistet krav kan ikke sendes til inkasso før saken er avklart.

2. Samle dokumentasjonen

For å gjøre det enkelt å registrere saken og følge opp kravet, bør dere samle all dokumentasjon:

• kopi av fakturaen
• informasjon om kunden
• eventuelle purringer
• inkassovarselet

3. Send saken til inkassoselskapet deres

Nå kan dere sende saken til inkassoselskapet dere samarbeider med. Jo tidligere dere sender saken, desto større er sannsynligheten for å få betalt. Hos Kreditorforeningen kan dere registrere saken enkelt gjennom integrasjon med økonomisystemet deres.

Noen bedrifter sender alle forfalte krav til inkasso etter en bestemt periode. Andre vurderer hver sak enkeltvis.

Vurderer dere å følge opp kravene selv? Les også Egeninkasso – når lønner det seg?

4. Inkassoselskapet følger opp kunden

Når saken er registrert hos inkassoselskapet, tar de over oppfølgingen av kunden.

Før saken eventuelt kan gå videre i inkassoprosessen, skal inkassoselskapet sende en betalingsoppfordring. Den gir en ny betalingsfrist på minst 14 dager og informerer om kravet, renter og eventuelle kostnader.

Målet er fortsatt å få til en frivillig betaling.

5. Dialog og løsning

Mange inkassosaker løses på dette stadiet.

Inkassoselskapet kan for eksempel:

• følge opp kunden skriftlig eller per telefon
• avklare spørsmål eller innsigelser knyttet til kravet
• avtale en betalingsordning

Hvis kunden betaler, avsluttes saken.

6. Eventuell rettslig inndrivelse

Hvis kravet fortsatt ikke blir betalt, kan saken gå til rettslig inndrivelse.

Det kan for eksempel innebære:

• forliksklage til forliksrådet
• begjæring til namsmyndighetene om tvangsinnkreving

Vil en inkassosak ødelegge kundeforholdet?

Mange bedrifter er usikre på om en inkassosak vil påvirke kundeforholdet.

Det er en forståelig bekymring. Samtidig opplever de fleste at profesjonell oppfølging gjennom en tredjepart – som for eksempel Kreditorforeningen – kan bidra til å beholde den gode relasjonen til kunden.

Når oppfølgingen skjer gjennom en tredjepart, blir dialogen mer strukturert, misforståelser kan oppklares, og begge parter får tydelige rammer for den videre oppfølgingen.

Som oftest fører dette til at saken avsluttes på en god måte, enten kunden betaler umiddelbart eller gjennom en avtalt betalingsordning.