Tips til gode innfordringsrutiner

Jo tidligere du sender ut faktura og følger opp med inkassovarsel, dess fortere får du inn pengene og minimerer risikoen for tap. Her får du rådene for gode innfordringsrutiner.

Det går mot vår og sommer og dette er ofte en periode der folk har mer penger enn rundt juletider.
– Derfor er det viktig å ikke være slepphendt med å sende ut faktura og med påfølgende inkassovarsel for de som ikke har betalt, sier Atle Frivold, assisterende direktør i Kreditorforeningen Sør.  

Det å levere en vare eller tjeneste på kreditt medfører risiko – derfor er dette også en ferskvare. Jo tidligere du sender ut faktura og følger opp med inkassovarsel, dess fortere får du inn pengene og minimerer risikoen for tap. Det er erfaringen Kreditorforeningen sitter med etter å ha jobbet med inkassosaker i snart 100 år.
– Inkasso er også ferskvare for oss, og derfor er det viktig med rask oversendelse etter forfall på fakturaen om vi skal sende inkassovarsel, eller omgående oversendelse etter forfall på inkassovarselet. Jo raskere vi får dem, jo flere saker løser vi, og jo flere penger får du som kunde, legger Frivold til.

Tips til gode innfordringsrutiner
Det kan være lurt med et skippertak i ny og ne, og spesielt i forkant av en ferie. Likevel er oppfordring fra Frivold å ha gode rutiner i det daglige og her er fem råd som sikrer deg en god saksgang:

  1. Registrer riktig kundeinformasjon
    Vær nøyaktig når du registrerer ny kundeinfo. Husk å alltid få med organisasjonsnummer til bedriftskunder og fødselsdato/fødselsnummer til personkunder.
     
  2. Vær rask med å sende ut faktura
    Send ut faktura så snart varen eller tjenesten er levert. Det gir kortere kredittid, pengene kommer raskere inn på konto og det er mindre risiko for at kravet går tapt.
     
  3. Inkassovarsel 14 dager etter forfall
    Ble ikke fakturaen betalt ved forfall? Send inkassovarsel med purregebyr (pr i dag kr 70,-) tidligst 14 dager etter forfall på faktura. Mange purringer skyver bare saken din lenger bak i betalingskøen til skyldneren.
    Nytt er at inkassovarsel nå kan sendes elektronisk f.eks med Digipost. Kravet er at det er sendt «på en betryggende måte». Betalingsfristen skal være 14 dager fra utstedelse.
     
  4. Oppdater kundeinfoen
    Bruk tid på å oppdater kundedatabasen din jevnlig slik at du til enhver tid har oppdaterte adresser, nye kontaktpersoner osv. Feil i adresser og kontaktinfo fører mange fakturaer på tidkrevende runder både i postgang og hos mottaker.
     
  5. Ivareta kundeforholdet
    Svar raskt og imøtekommende når kunden tar kontakt for å oppklare forhold rundt fakturaen. Ta innsigelsene på alvor, for god kundebehandling øker sjansen for at fakturaen blir betalt.

 

Inkasso er mer enn penger!

BL! KUNDE