Ha klare kredittrutiner!

Sørg for å ha en kredittpolicy. Følg den. Og glem ikke å få inkassovarselet riktig, sier Bjørn Hagen i Kreditorforeningen Øst SA.

- Det er veldig viktig at bedriften har en kredittpolicy, og at en følger retningslinjene som kredittpolicyen trekker, sier kontorsjef Bjørn Hagen i Kreditorforeningen Øst SA når vi spør ham om viktige rutiner ved inngangen til et nytt år.

- Hva bør en slik kredittpolicy inneholde?

- Det aller viktigste er å ha klare rutiner for kreditt. Fokus bør være på antall kredittdager, altså hvor lang tid det tar fra fakturering, til pengene er på konto. I tillegg må man være nøye med HVEM man skal gi kreditt til. Et annet aspekt er om du opererer med én eller to purringer om ikke regningen blir betalt ved forfall. Sørg for å ha klare rutiner – og at du følger dem. Det fører til mye mindre unødvendig merarbeid, sier Bjørn Hagen.

Følger man kredittpolicyen gjennom hele året, bør det ikke være noe som hoper seg opp. I de fleste økonomisystemer vil man kunne sette automatiserte varsler og oversendelse til inkasso i henhold til egen kredittpolicy og purrerutiner. 

- Da unngår man ryddejobber, som er tidkrevende for kunden og heller ikke er ideelt sett fra vårt ståsted. Jo ferskere kravet er, jo større er muligheten for å få inn pengene.

- Er det noen spesielle ting du vil trekke frem som viktig?

- Jeg har jobbet i denne bransjen i over 25 år, og vi trekker det frem på nesten hvert eneste seminar eller frokostmøte. Det som var viktigst da jeg startet i jobben, og det er også viktigst nå: Interne rutiner, kredittvurdering og formelt innhold i brev man sender ut, sier Hagen.

Hagens anbefaling er at kreditor kun sender lovpålagt inkassovarsel, og at en er nøye både på ordlyd, frister og utforming. Et inkassovarsel er et varsel om at kravet vil oversendes til inkasso dersom ikke kravet blir betalt innen en viss frist. Og her er det en del krav det er viktig å være oppmerksom på.

- Inkassovarselet skal referere til utsendt faktura med fakturanummer og beløp. Det skal m.a.o. spesifiseres hva purringen gjelder, sier Hagen.

Loven krever at det skal gis en to ukers betalingsfrist på inkassovarselet. Hvis en tar purregebyr, må den opprinnelige fakturaen være forfalt med minst 14 dager før varselet sendes. 

- Det må også være spesifisert helt klokkeklart at dersom beløpet ikke er betalt innen fristen, så kan det sendes til inkasso. Mange har prøvd seg på ”snillere” varsler eller hybridløsninger.

- Hva betyr det i praksis?

- Man skal ikke skrive ”purring/inkassovarsel” eller ”betalingspåminnelse/inkassovarsel”. Det skal hete inkassovarsel, og kun det, sier Hagen.