De ansatte kan avdekke kriminalitet på jobben

Et tilsynelatende lite, uetisk valg kan i verste fall få store konsekvenser for bedriften. Under Kreditorforeningens seminar utfordret advokat og gransker Erling Grimstad usunne sosiale normer på arbeidsplassen.

– Er det noen her som gjennomfører leverandørkontroll? Opp med hendene.

Erling Grimstad er advokat og partner i BDO, og er en av landets mest erfarne etterforskere/granskere. Han har lang erfaring med å beskytte virksomheter mot økonomisk kriminalitet og svindel. Mange løfter hendene på spørsmålet, men ingen oppgir å ha gjennomført risikoanalyser knyttet til økonomisk kriminalitet. Dette er ett av tiltakene som kan virke forebyggende.

Lite sosial fordømmelse
Grimstads foredrag under Kreditorforeningens årlige seminar, denne gangen i Kristiansand, vekket interesser og bidro til debatt, blant annet om hva som er etisk opptreden på arbeidsplassen. Han kom med et eksempel:

– Bedriften skal ta i bruk en leverandør og din ektefelle er tilfeldigvis partner i det firmaet som foreslås. Du velger ikke å si noe. Er det ok, spør han, og fortsetter. – Eller hva hvis leverandøren har gjort arbeid for deg privat, og du får rabatt på prisen hvis du lar dem ta jobben. Er det noe som er greit å gjøre, uten at noen vet om det?

De fremmøtte er nølende og ikke helt sikre på hva de skal svare. Eksempler som disse møtes ikke med «sosial fordømmelse» av kollegaer på arbeidsplassen, på samme måte som noen mener det er greit å skrive opp litt flere arbeidstimer enn hva man faktisk har jobbet.

Må ha presise regler
Korrupsjon kan oppdages blant annet fordi leverandøren har overfakturert bedriften eller virksomheten, hvor deler av denne fortjenesten går tilbake til den ansatte som har hjulpet leverandøren med å få oppdraget. Dermed har bedriften betalt for den ansattes private utbygging uten å vite om det. I noen tilfeller kan det være den som mottar fordelen som godkjenner fakturaen selv.

Bedrifter som ikke har presise og dekkende etiske regler kan risikere å bli utnyttet hvis muligheten havner i feile hender. Men man trenger mer enn gode etiske retningslinjer for å beskytte bedriften.

Blir overrasket over strafferammen
Ledere mangler ofte innsikt i hva som er økonomisk kriminalitet, og hvor lite som skal til før det oppstår mistanke om korrupsjon. En handling kan resultere i en dominoeffekt hvor bedrageriet også innebærer mistanke om korrupsjon, manglende innbetaling av skatt og avgifter, hvitvasking og regnskapslovbrudd. Alt dette er straffbart, og kan få store konsekvenser for bedriften.

– Mange forventer at det er revisorer som skal avdekke økonomisk kriminalitet. Internasjonale undersøkelser viser at revisorer avdekker omkring 10-13 prosent av mistankene om økonomisk kriminalitet. Halvparten avsløres av andre ansatte, det vil si varslere eller ansatte eller konkurrenter hos leverandøren, sier advokaten, og konkluderer med at alle har et ansvar for å forhindre og forebygge økonomisk utroskap.

Her er noen eksempler på tiltak som reduserer risikoen for økonomisk kriminalitet:

1. Styrets beslutning og involvering. Styret har det øverste ansvaret og må derfor «bestille» tiltak fra ledelsen som beskytter mot økonomisk kriminalitet. Styret bør minst en gang per år motta status i det programmet eller arbeidet som ledelsen.

2. Ledelsen i linjen må involveres i arbeidet og påse at tiltak som er besluttet faktisk gjennomføres.

3. De etiske reglene i bedriften bør utformes slik at de gir ansatte veiledning i hvordan de skal ta gode valg i etiske dilemma og vite hva som kreves av dem.

4. Bedriften må sørge for å ha prinsipper, prosedyrer og prosesser som beskytter mot økonomisk kriminalitet, inkludert arbeidsmarkedskriminalitet.

5. Gjennomføring av risikovurderinger i bedriften gir grunnlag for å vite hvor risikoen er størst og hvilke tiltak bedriften må iverksette for å redusere denne.

6. Bedriften må ha god kunnskap om, og kontroll på sine underleverandører og samarbeidspartnere for å unngå å bli involvert i økonomisk kriminalitet.